Deze website maakt gebruik van cookies. Waarom? Klik HIER voor meer informatie. Sluiten
Samen sterker
ondernemen!
26.939 actieve leden
         

Kilometerregistratie voor zzp’ers: de belangrijkste ins & outs

Arjan Nieuwbeerta
01 mei 2018

Rij jij privé in een auto van de zaak? Kilometerregistratie kan jou als zzp’er voordeel opleveren bij de Belastingdienst. Wanneer je minder dan vijfhonderd privékilometers per jaar in de auto rijdt, hoef je geen bijtelling te betalen. Dit moet je wel kunnen aantonen bij de Belastingdienst, maar dat kan dankzij een gestructureerde kilometerregistratie. Daarnaast moet je altijd je ritten bijhouden om te voldoen aan de regels van de Belastingdienst. Kortom, als zzp’er is een goede rittenadministratie erg belangrijk.

Maar hoe doe je dit? En wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende manieren om ritten bij te houden? Wij zetten hieronder de belangrijkste zaken voor je op een rij.

Wat is kilometerregistratie zzp?

Rittenregistratie is kort gezegd het bijhouden van de gereden kilometers. Wel zitten er een paar eisen aan een correcte kilometerregistratie. Van elke rit moet je de volgende informatie noteren:

  • De datum
  • Plaats van vertrek
  • Plaats van bestemming
  • Begin- en eind kilometerstand
  • Het type rit

Met dat laatste wordt bedoeld of de rit zakelijk of privé is. Als je ritregistratie niet op orde is, kan je een hoge boete van de Belastingdienst verwachten. Maar maak je geen zorgen, na het lezen van deze blog weet jij precies wat voor jou de beste manier is om je ritten te registreren.

Welke manieren zijn er om kilometers te registreren?

Om te beginnen met kilometerregistratie kun je kiezen om dat handmatig te doen in Excel of geautomatiseerd met software. Sommige rittenregistratie programma's bieden ook de mogelijkheid om je ritten te registreren met behulp van GPS. Beide opties hebben voor- en nadelen, hieronder lees je meer over de voor- en nadelen.

Voordelen van kilometerregistratie in Excel

Het grote voordeel van Excel is dat het gratis is en voor iedereen beschikbaar. Excel is onderdeel van het Office-pakket, wat op bijna elke desktop geïnstalleerd is. Als je geen Excel hebt, kun je ook gebruik maken van Google Spreadsheets. Op internet is er een groot aanbod van gratis ritregistratie sjablonen te vinden, zodat je direct kunt beginnen.

Nadelen van kilometerregistratie in Excel

Aan het gebruik van Excel voor je ritregistratie, zijn een aantal nadelen verbonden. De kans dat je een foutje maakt in Excel is een stuk groter dan bijvoorbeeld kilometerregistratie software of -app. Daarnaast zal je in Excel altijd meer tijdrovend handmatig werk hebben dan met software. Een ander nadeel van Excel is dat je registratie op een desktop staat en niet in de cloud. Daardoor is het risico aanwezig dat je bestanden van je registratie kwijtraakt wanneer je het niet goed opslaat, of wanneer je computer crasht.

Wanneer kilometerregistratie in Excel als zzp’er?

Indien je een beperkt aantal kilometers in een auto van de zaak rijdt, is het mogelijk om je kilometers te registreren in Excel. Zodra je meer kilometers gaat rijden met verschillende doelen en je rittenadministratie complexer wordt, is het handig om de keuze te maken voor kilometerregistratie software.

Zoals eerder verteld is er ook speciale software om je kilometers te registreren. Een aantal softwarepakketten zijn uitgerust met een blackbox. Dit is een systeem die door middel van GPS elke kilometer nauwkeurig verwerkt in jouw rittenregistratie programma. Ook zijn er softwarepakketten die het GPS signaal van je mobiele telefoon gebruiken om de kilometers te registreren. Dit werkt in feite hetzelfde als een blackbox, maar dan met je eigen telefoon. Verder zijn er programma’s waarbij je de gegevens handmatig moet invoeren. Wat de voor- en nadelen van rittenregistratie software zijn, lees je hieronder.

Voordelen van kilometerregistratie software

Door je kilometers te registreren in daarvoor ontworpen software, verklein je de kans op het maken van fouten. Dit komt omdat veel software is geautomatiseerd en jij alleen nog maar een aantal gegevens hoeft in te voeren. Het programma kan verschillende gegevens zelf noteren, denk hierbij aan plaats van vertrek, plaats van aankomst en gereden afstand. Wil je gebruik maken van deze automatische kilometerregistratie? Dan kun je ervoor kiezen om een blackbox in je auto te plaatsen. Deze box registreert jouw ritten met behulp van GPS en verstuurd ze naar jouw ritregistratie programma. Elke gereden kilometer, met daarbij plaats, datum en tijd, wordt nauwkeurig geregistreerd door de blackbox. Daardoor zal jouw administratie altijd op orde zijn.

Als je al gebruik maakt van andere boekhoudsoftware, kun je de programma’s koppelen. Dit scheelt je veel invoerwerk en tijd. Door de software te koppelen heb je dus meer tijd over om in jouw onderneming te steken. Verder voldoet software aan de eisen van de Belastingdienst en zijn je bestanden altijd veilig opgeslagen in de cloud. Een ander groot voordeel van rittenregistratie software, is dat ze vaak beschikken over een mobiele app. Dankzij deze app kun jij altijd en overal bij jou ritregistratie.

Nadelen van kilometerregistratie software

Het nadeel van kilometerregistratie software is dat het niet gratis is. De meeste software komt in een abonnementsvorm, waarbij er maandelijks betaald wordt. Er is ook software met een eenmalige betaling. Je moet er wat voor over hebben, maar door te investeren in software bespaar je veel tijd. Dit kan jou uiteindelijk winst opleveren, doordat je deze tijd kunt besteden aan jouw onderneming.

Wanneer kies je voor kilometerregistratie met software als zzp'er?

Mocht je veel in een auto van de zaak rijden en weinig tijd hebben om je kilometers bij te houden, dan is software de juiste keuze. Door gebruik te maken van een app, bespaar je veel tijd. Een kilometerregistratie app is een programma waarin je de gereden kilometers digitaal kunt vastleggen. Dit kan handmatig, maar ook door middel van een GPS-systeem. Bij gebruik van een GPS-systeem, plaats je een blackbox in je auto en worden je ritten automatisch bijgehouden.

Software of Excel, wat is de beste keuze voor de zzp’er?

De keuze tussen het gebruik van een Excel template of software voor je kilometerregistratie, is afhankelijk van jouw situatie. Rijd je niet veel kilometers en heb je weinig budget, maar wel veel tijd om handmatig je ritten bij te houden, dan is Excel een optie.

Mocht je veel kilometers maken en liever je tijd aan andere dingen besteden, dan is het handig om voor software te kiezen. Ook wanneer je er zeker van wilt zijn dat jouw kilometerregistratie zzp voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en altijd veilig opgeslagen staat in de cloud, is rittenregistratie software de beste manier.

Arjan Nieuwbeerta

Arjan Nieuwbeerta is Marketing Lead bij Appwiki. Appwiki is dé advieswebsite waar je als bedrijf en ondernemer de juiste bedrijfssoftware vindt en selecteert. Denk aan software op het gebied van boekhouding, urenregistratie, CRM, webshop en kassa. Door onze expertise met je te delen ontdek je de software die het beste bij je past. Dit helpt je tijd besparen en slimmer (online) te ondernemen.